La crisi di Covid-19 ha ripercussioni sulla gestione dei pagamenti nella logistica?

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Buongiorno Alexander Oebel. Potrebbe descrivere brevemente la sua funzione?
Sono responsabile dell'ufficio legale di TIMOCOM e, in particolare, del servizio di recupero crediti. In poche parole, ci occupiamo della risoluzione di eventuali controversie tra clienti e della gestione degli interessi legali dell'azienda.

Bene, siamo già arrivati al tema centrale di questa intervista. Cosa rende così particolare il servizio di recupero crediti di TIMOCOM?
… una rapida gestione dei crediti in qualità di mediatori neutrali tra i due partner. In caso di divergenze tra i partner contrattuali, soprattutto tra paesi e lingue diverse, interveniamo al fine di consentire loro di mantenere relazioni professionali sul mercato. Per i nostri clienti è un grande sollievo sapere di avere al proprio fianco un partner affidabile in grado di superare questi ostacoli.

Di che tipo di ostacoli si tratta esattamente?
Per esperienza posso dire che non si tratta necessariamente di questioni di natura giuridica, ma piuttosto di difficoltà nella comunicazione ... interessi essenzialmente umani; piccolezze, incomprensioni, barriere. In casi simili, insieme al nostro team internazionale, siamo in grado di fornire assistenza ai nostri clienti in più di 27 lingue. Anche grazie alla nostra specializzazione nei settori della logistica e dei trasporti, siamo in grado di affrontare direttamente il problema, mantenendo un dialogo costante con il cliente. Di solito ci si affida a un servizio di recupero crediti quando un debitore non reagisce e i contatti con il partner si bloccano. In qualità di mediatore neutrale e diplomatico, siamo in grado di ristabilire la comunicazione tra creditore e debitore. Per farlo, esaminiamo i casi sulla base della documentazione fornitaci, così da risolvere questioni aperte legate a interessi oggettivi. TIMOCOM ha una missione: semplificare la gestione dei processi logistici, e tra questi rientra anche un flusso di pagamenti ben regolato.

Com'è cambiata la situazione economica di molte aziende di trasporto a causa della pandemia?
Stiamo vedendo come la crisi attuale abbia trasformato alcuni settori, in modo più o meno intenso. La situazione di mercato è cambiata. Per alcune merci è aumentata la domanda, mentre per altre si è completamente azzerata. I trasportatori e gli spedizionieri che prima della crisi avevano un’ampia base clienti, hanno dovuto rimuovere interi settori dalla propria lista di clienti. Al contrario, le aziende di trasporto che negli ultimi mesi hanno trasportato, per esempio, generi alimentari, carta igienica, oppure, come sta succedendo ora, vaccini, hanno registrato un aumento della domanda. Tuttavia, almeno temporaneamente, anche le aziende di trasporto e di logistica hanno dovuto ridurre al minimo le spese, per esempio bloccando le loro flotte oppure mandando alcuni dipendenti in cassa integrazione. Ora stiamo a vedere se gli incentivi alle imprese basteranno a compensare, nel lungo periodo, i margini spesso molto ridotti. Non bisogna dimenticare che ogni azienda ha una struttura dei costi individuale.

La situazione attuale ha influenzato la condotta di pagamento nella logistica?
Direi che è aumentata la prudenza sul mercato. Nell'industria logistica, le aziende sono meno pazienti per quanto concerne il prefinanziamento dei servizi. Prima della crisi, un'azienda di trasporti che aveva effettuato più servizi di trasporto per lo stesso cliente era solita emettere un'unica fattura. Poi, in caso di ritardo nei pagamenti, l'azienda si rivolgeva al servizio di recupero crediti con un'unica richiesta che contemplava tutti i crediti esigibili.

Da quando è scoppiata la pandemia, però, tutto questo è cambiato. Ora, una volta superato il termine di pagamento, i fornitori di servizi non attendono più molto tempo e sempre più spesso presentano richieste relative a singole fatture non saldate. In generale, quindi, possiamo constatare un aumento della volontà di far rispettare i termini di pagamento, che va a beneficio della redditività di un'azienda.

Dove crede che ci sia ancora margine di miglioramento per le aziende di trasporto e logistica al fine di ottimizzare i processi di trasporto e aumentare la redditività?
Alcuni problemi possono essere prevenuti. Ancora oggi, in molti ambiti della logistica, molti processi alla base di un servizio di trasporto sono analogici. Di conseguenza, la gestione di tali processi è esposta a maggiori rischi.

È normale che il trasporto di una merce dal punto A al punto B, essendo un processo fisico, non possa essere sostituito. Tuttavia, solitamente le fasi successive continuano a essere analogiche. La ricezione della merce, per esempio, viene confermata con una bolla di consegna. Qui ha inizio un processo lento e vulnerabile agli errori, in particolare quando una merce passa per quattro o cinque veicoli diversi prima di essere consegnata. La spedizione viene confermata nella lettera di vettura, la quale viene trasmessa a tutti i successivi soggetti coinvolti nella catena di trasporto. Una lettera di vettura (CMR) è disponibile in quattro copie e rappresenta il documento di conferma principale del servizio di trasporto fornito, in linea con il contratto sottoscritto. Perciò, tutti i soggetti coinvolti nel trasporto hanno un forte interesse a ricevere il documento originale.

Tuttavia, quasi mai questa ricevuta di consegna viene inviata immediatamente al committente, poiché rimane nel veicolo con cui spesso l'autista effettua ulteriori viaggi prima di rientrare in ufficio. Di conseguenza, le ricevute necessarie per la fatturazione subiscono un ritardo, che a sua volta si traduce in un ritardo nel pagamento del servizio di trasporto. Questo modo di gestire i pagamenti comporta anche il rischio che le ricevute di consegna non vengano adeguatamente consegnate all'azienda di trasporto. Se il documento originale si perde durante il processo di spedizione postale, sarà difficile avere una conferma scritta del servizio di trasporto, dal momento che le copie spesso vengono declinate ai fini della tracciabilità. Ciò si traduce in una lunga catena di comunicazione che può causare difficoltà non da poco. È qui che la gestione digitale potrebbe rappresentare un ottimo rimedio.

In che modo, nella situazione attuale, la digitalizzazione può continuare a essere d'aiuto alla logistica?
Il passaggio a una gestione elettronica della documentazione può rappresentare uno strumento molto utile per la logistica, soprattutto in tempi come questi, poiché anche per le aziende di trasporto e di spedizioni, per es. a causa dello smart working, non sempre c'è qualcuno in ufficio. In situazioni come questa, lo scambio di documenti cartacei complica ancora di più le cose. Al contrario, la gestione dei documenti in formato digitale dimostra di essere ancora più rapida ed efficiente. La normativa vigente autorizza le ricevute elettroniche. Una cosa che molti non sanno è che anche la copia di un documento o la copia scansionata hanno valore probatorio in caso di contenzioso. Nella maggior parte dei casi, i documenti di trasporto vengono comunque digitalizzati per l'archiviazione ai fini fiscali.

Sarebbe quindi possibile integrare questo processo già in una fase precedente della catena di trasporto?
Tutti i committenti si fanno la stessa domanda, e cioè se la merce è stata consegnata al cliente senza problemi. Anche un documento scansionato è in grado di rispondere a questa domanda. Il mio consiglio è di verificare, in qualsiasi processo, se è possibile una gestione elettronica della documentazione. In caso affermativo, è auspicabile concordarlo sin da subito. In tal caso, entro il termine di pagamento pattuito, è possibile per esempio utilizzare il documento in formato elettronico per eventuali domande sul servizio di trasporto, per semplificare la comunicazione o far scattare i termini di pagamento. Se richiesto, sarà comunque possibile inviare in un secondo momento il documento originale per posta. In fin dei conti, l'obiettivo di entrambe le parti dovrebbe essere quello di semplificare e velocizzare il più possibile il processo di pagamento. Ciò garantisce un risparmio di tempo, costi e stress.

Prevedo che la crisi di Covid-19 contribuirà a promuovere la gestione elettronica dei trasporti, dal momento che, molti processi logistici potrebbero essere ulteriormente digitalizzati. Tra questi processi rientrano anche le modalità di pagamento.

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